Odlaganje in delegiranje aktivnosti

November 15, 2021 Ana Mohar No comments exist

Česa se najprej lotite, ko imate poln seznam aktivnosti?  Na kakšen način izbirate prioritetne naloge? Veliko ljudi ima neke vrste privzeto lestvico, npr. kar prosi šef ali pa kaj stranke zahtevajo. Ste vešči odlaganja aktivnosti, da vam ostane čas za bolj pomembne?

Eden osnovnih konceptov sistema MSTime je odlaganje obveznosti. Morda vam zveni nenavadno, da začenjamo z odlaganje, je sistematično odlaganje aktivnosti izrednega pomena za učinkovito organizacijo časa. V kolikor vas beseda »odlaganje« navdaja z nelagodjem ali mislijo »Kako naj odlagam aktivnosti, če pa so vse pomembne?«, verjamemo, da bo za vas poznavanje metode sistematičnega odlaganja aktivnosti koristno.

Delgiranje

Verjetno poznate besedo “delegiranje”. Naloge, ki jih lahko prepustimo drugim, so naloge, ki jih oddamo oz. delegiramo, največkrat osebi, ki nam je podrejena. Pomembno pri delegiranju je, da osebi, kateri nalogo predamo, lahko zaupamo. Pogoj, da lahko sploh nekomu nalogo delegiramo pa, da to osebo imamo. V kolikor te osebe ni, se pri organizaciji časa še toliko bolj zanašamo na sistematično odlaganje obveznosti.

Odlaganje aktivnosti

Odlaganje je pomembna aktivnost, pri kateri spreminjamo datum začetka aktivnosti, ki jih ne moremo delegirati. Ko nam gre za nohte, se hitro odločimo za naslednjo najbolj pomembno aktivnost, saj nas v to prisili omejen čas, ki ga imamo.

Obstaja Paretovo pravilo, ki pravi, da je 20% aktivnosti tistih, ki prinesejo 80% vrednosti dela. Če pravilno izberemo pomembne aktivnosti in te delamo večino časa, bomo naredili tisto, kar ima največjo vrednost, s tem pa najbolj napredovali. Drugače rečeno, nič ni slabšega, kot delati tisto, česar sploh ni bilo potrebno narediti (in s tem izgubljati čas). O prioriteti aktivnosti govorimo v sorodnem članku, sistem MSTime pa uči tudi, kako odlagati manj pomembne ali manj nujne aktivnosti na sistematičen način.

Eisenhowerjeva matrika

Če ste se v preteklosti ukvarjali z organizacijo časa, ste morda seznanjeni z Eisenhowerjevo matriko. Eisenhowerjeva matrika prikazuje razdelitev obveznosti po dveh dimenzijah; nujnosti in pomembnosti. Pomembno je na primer prepoznavati naloge, ki so nujne, a nepomembne. To so velikokrat naloge, ki jih sploh ni potrebno opraviti, če jih na pravilen način odložimo.

Večino časa naj bi preživljali v kvadrantu pomembnega in nenujnega. Sliši se protislovno, pa ni. Za pomembne aktivnosti velikokrat potrebujemo čas, koncentracijo in mir. V takšnem stanju bolje razmišljamo, smo lažje kreativni in produciramo boljše rezultate oz. izdelke.

Eisenhower decision matrix

Zmota #1 – nenujno in pomembno

Prvo napačno prepričanje je da, kar ni nujno, tudi ne more biti pomembno. Primer nenujnega, vendar pomembnega, je telesna vadba. Tudi če danes ne telovadite, velikih posledic ne bo. Če pa se telovadbi izogibate kakšno leto in to slabo prakso združite s hitro hrano, pa zdravje lahko postane urgentno in pomembno, ko pride npr. do sladkorne (to niso zdravstveni nasveti, le primer za nazorno razumevanje situacije).

Zmota #2 – nujno in (ne)pomembno

Napačno prepričanje je tudi, KO mislimo, da je nujno = pomembno. Temu ni vedno tako. Primer nujnega IN pomembnega sta otrok, ki joka in požar v kuhinji.

Nujno in nepomembno pa so nekateri klici ter motnje. Dober primer so kakršne koli vrste notifications, na telefonu ali družabnih medijih. Posamezno nalogo ali motnjo moramo oceniti in kategorizirati preden ji posvetimo preveč časa.

Končni cilj je, da čimveč časa preživimo v kvadrantu nenujnega in pomembnega, ki vključuje vse, kar je povezano z napredkom in pomembnimi projekti. Ti zahtevajo čas in koncentracijo in pomenijo največji potencialni napredek na srednji ali dolgi rok. Takšno delo lahko poimenujemo kot koristno in dragoceno delo. 

Nenujno in nepomembno je jesti jogurt z vilicami

Najzabavnejši primer nenujnega in nepomembnega je jesti jogurt z vilicami. Primer izhaja iz knjige 7 navad zelo uspešnega najstnika (Stephen Covey) in je humoren prikaz aktivnosti, ki ni niti nujna niti pomembna. Pravzaprav je vseeno, ali jeste jogurt z vilicami, ali ne. Naredite lahko, kot vam je ljubše.   

Upamo, da ste se naučili kaj novega o pomembnosti aktivnosti, kako jih kategorizirati in zakaj jih je pomembno odlagati ali delegirati.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *